Kommen Sie in unser Team!
Assistenz der Geschäftsleitung
Zweck und Ziel der Stelle
Als Assistenz der Geschäftsleitung sind Sie ein unverzichtbarer Teil unseres Teams und arbeiten aktiv im Tagesgeschäft mit. Diese Stelle ist zunächst als Vertretung während der Mutterschaft geplant, es besteht jedoch die Möglichkeit, dass sie in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übergeht. Ihr Ziel ist es, zusammen mit der Geschäftsführung die Effizienz zu steigern und für Entlastung zu sorgen, wodurch Sie direkt zum Erfolg unserer Projekte beitragen. Sie koordinieren Termine und Besprechungen, unterstützen bei strategischen Aufgaben und übernehmen eigene Projekte sowie eine zentrale Rolle in der Kommunikation mit internen und externen Partnern.
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
- Angebotserstellung und -vorbereitung
- Angebote für potenzielle und bestehende Kunden erstellen und vorbereiten
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Kalkulation von Projektangeboten
- Terminmanagement
- Termine telefonisch und per E-Mail vereinbaren, insbesondere für Neukunden, bestehende Kunden und geplante regelmäßige Besprechungen
- Termine und Besprechungen zur Einhaltung wichtiger Fristen und Aufgaben koordinieren
- Kunden- und Auftragsverwaltung
- Neue Kunden und neue Aufträge im System eintragen und verwalten
- Kunden- und Auftragsdaten aktualisieren und pflegen
- Reklamationsmanagement
- Reklamationen entgegennehmen und an die zuständigen internen Stellen weiterleiten
- Arbeitsnachweise und Dokumentation
- Arbeitsnachweise erstellen und zur Verfügung stellen
- Arbeitsnachweise nach Abschluss der Arbeit auf Richtigkeit kontrollieren
- Kontrolle und Analyse
- Analyse und Auswertung von Arbeitsnachweisen sowie relevanten Projektdaten zur Qualitätskontrolle und Optimierung der Arbeitsabläufe
- Fuhrparkmanagement
- Wartungen und Inspektionen für den Fuhrpark planen
- Fahrerlaubniskontrollen für Fahrer beauftragen und koordinieren
- Überwachung und Verwaltung des Fuhrparks mittels Software, um Wartungsintervalle und Fahrzeugverfügbarkeit zu gewährleisten
Entwicklungspotential / Perspektiven
Sie haben die Möglichkeit, wertvolle Praxiserfahrung in einer Schlüsselposition zu sammeln und Ihre Fähigkeiten in Bereichen wie Projektkoordination, Prozessoptimierung und Kommunikation mit Kunden und Partnern weiterzuentwickeln. Diese Position ermöglicht Ihnen eine intensive Einarbeitung in strategische und operative Abläufe des Unternehmens und bietet dadurch eine starke Grundlage für zukünftige Karriereschritte.
Durch die Übernahme eigenständiger Projekte und Verantwortungsbereiche können Sie Ihre Kompetenzen gezielt ausbauen und sich als zuverlässige Unterstützung der Geschäftsleitung profilieren.
Bedeutung für das Unternehmen
Die Assistenz der Geschäftsleitung spielt eine zentrale Rolle im Unternehmen. Diese Position ist weit mehr als nur eine administrative Unterstützung; sie fungiert als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens. Sie fungiert als Vermittler zwischen der Geschäftsführung, den Mitarbeitern und externen Partnern, sorgt für effiziente Kommunikation und trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf und zur Effizienz des Unternehmens bei.
Fachliche Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium: Ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaftslehre, Marketing, Kommunikationswissenschaften oder eine kaufmännische Ausbildung sind Voraussetzung.
- Berufserfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist wünschenswert.
- IT-Kenntnisse: Souveräner Umgang mit Bürosoftware wie MS Office und Kenntnisse in Projektmanagementsystemen sind entscheidend.
- Sprachkenntnisse: Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch.
- Analytische Fähigkeiten: Ein grundlegendes Verständnis für Geschäfts- und Finanzzahlen ist wichtig.
- Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, um komplexe Aufgaben und Projekte effizient zu planen und zu koordinieren.
Persönliche Anforderungen und Sozialkompetenzen
Eine hohe Kommunikationsfähigkeit ist essenziell, da die Assistenz als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den Mitarbeitern und externen Partnern fungiert. Dazu gehört sowohl die mündliche als auch die schriftliche Kommunikation, um Informationen klar und präzise zu übermitteln. Ein ausgeprägtes Organisationstalent ist ebenfalls wichtig, um komplexe Aufgaben effizient zu planen und zu koordinieren. Problemlösungsfähigkeiten sind unerlässlich, um unvorhergesehene Herausforderungen schnell und kreativ zu bewältigen. Ein freundliches und professionelles Auftreten sowie die Fähigkeit zur Teamarbeit und zur eigenverantwortlichen Arbeitsweise runden ihr Profil ab.
Arbeitgebervorstellung
Die Matt Gebäudereinigung GmbH, gegründet 1928 von Franz Bayer unter dem Namen Bayer Gebäudereinigung, steht seit fast einem Jahrhundert für Qualität und Zuverlässigkeit in der Reinigungsbranche. Mit unserem Sitz in Offenburg sind wir fest in der Region Ortenau verwurzelt und stolz darauf, ein kontinuierlich wachsendes Unternehmen mit rund 220 Mitarbeitern zu sein.
Unsere Kernkompetenzen liegen in der Unterhalts-, Glas- und Gebäudereinigung. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen für unsere Kunden und setzen dabei auf modernste Reinigungstechniken und umweltfreundliche Verfahren. Unser Erfolg basiert auf einem starken Team, das aus Menschen unterschiedlichster Kulturen besteht.
Wir sind nach den Standards ISO EN DIN 9001 und 14001 zertifiziert, was unsere Verpflichtung zu höchster Qualität und Umweltbewusstsein unterstreicht. Bei der Matt Gebäudereinigung GmbH verbinden wir Tradition mit Innovation und schaffen so nachhaltige Werte für unsere Kunden und Mitarbeiter.